Vorabzustimmung der Bundesagentur für Arbeit – alles, was Arbeitgeber wissen müssen

Sie möchten einen Auszubildenden oder eine Fachkraft aus dem Ausland beschäftigen? Dann sind Sie vermutlich über den Begriff der Vorabzustimmung gestolpert. Dieser Artikel erklärt, was dahintersteckt, wie Sie sie beantragen und warum sie sich fast immer lohnt.

Was ist eine Vorabzustimmung?

Die Vorabzustimmung der Bundesagentur für Arbeit spielt bei der Einstellung von Arbeitskräften aus Drittstaaten – also von außerhalb der EU und der Schweiz – eine zentrale Rolle. In diesem freiwilligen Verfahren prüft die Bundesagentur bereits vor der Visumbeantragung, ob die Voraussetzungen für eine Beschäftigung in Deutschland erfüllt sind. Zuständig ist die Zentrale Auslands- und Fachvermittlung (ZAV) in Bonn.

Bei Arbeitskräften aus der Europäischen Union entfällt dieses Verfahren vollständig.

Die Beantragung ist kostenlos. Entsprechend beliebt ist sie bei Arbeitgebern, die früh Klarheit haben möchten, ob die geplante Beschäftigung grundsätzlich zulässig ist.

Voraussetzungen für die Vorabzustimmung

Damit eine Vorabzustimmung beantragt werden kann, müssen mehrere Bedingungen erfüllt sein:

• Der künftige Mitarbeiter hat noch kein Visum bei der deutschen Auslandsvertretung im Heimatland beantragt.
• Er hat noch keinen Aufenthaltstitel zur Erwerbstätigkeit bei der zuständigen Ausländerbehörde beantragt.
• Es liegt bereits ein konkretes Stellenangebot vor.

Die Vorabzustimmung ist damit in der Regel der erste bürokratische Schritt nach Unterzeichnung des Arbeits- oder Ausbildungsvertrags.

Was genau geprüft wird

Die Bundesagentur prüft, ob eine Beschäftigung in Deutschland grundsätzlich möglich und zulässig ist. Ziel ist es, negative Auswirkungen auf den deutschen Arbeitsmarkt zu verhindern.

Beschäftigungsbedingungen

Die Arbeitsbedingungen ausländischer Arbeitskräfte müssen mit denen inländischer vergleichbar sein – das gilt vor allem für Arbeitsentgelt und Arbeitszeit. Geprüft wird auf Basis der Stellenbeschreibung: Greift ein gültiger Tarifvertrag? Falls nicht, gibt es einen branchen- oder ortsüblichen Lohn für vergleichbare Tätigkeiten? Ist auch das nicht feststellbar, gilt der gesetzliche Mindestlohn.

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, Auskunft über Entgelt, Arbeitszeiten und sonstige Bedingungen zu erteilen. Sind die Bedingungen schlechter als für vergleichbare inländische Beschäftigte, darf die Bundesagentur der Beschäftigung nicht zustimmen.

Vorrangprüfung

Bei der Vorrangprüfung wird geprüft, ob für die konkrete Stelle bevorrechtigte Bewerber zur Verfügung stehen – etwa aus Deutschland, dem Europäischen Wirtschaftsraum oder der Schweiz sowie Drittstaatsangehörige mit unbeschränktem Arbeitsmarktzugang.

Beantragung der Vorabzustimmung

Sie können den Antrag selbst stellen oder durch einen Dritten stellen lassen – etwa durch einen Personaldienstleister oder eine spezialisierte Agentur. In diesem Fall ist eine schriftliche Vollmacht erforderlich.

Die Vorabzustimmung kann derzeit für folgende Beschäftigungsverhältnisse beantragt werden:

• betriebliche Berufsausbildung
• Beschäftigung einer Fachkraft
• kurzzeitige kontingentierte Beschäftigung
• besondere Personengruppen, etwa Künstlerinnen und Künstler, Entsendungen im eigenen Unternehmen, Entsendungen im Rahmen von Werklieferungsverträgen über 90 Tage sowie Staatsangehörige aus Albanien, Bosnien und Herzegowina, dem Kosovo, Nordmazedonien, Montenegro und Serbien

Der Antrag kann digital über das Arbeitgeberportal der Bundesagentur für Arbeit oder postalisch gestellt werden. Bei der postalischen Beantragung ist je nach Betriebssitz ein anderes ZAV-Team zuständig; die Zuordnung erfahren Sie telefonisch unter 0228 713 2000.

Welche Unterlagen benötigt werden

Bei der Online-Beantragung werden Sie durch das Verfahren geführt. In der Regel benötigen Sie:

• Die Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis. Sie enthält Angaben zum Arbeitnehmer, zu Ihnen als Arbeitgeber und zum geplanten Beschäftigungsverhältnis. Bei Fachkräften wird zusätzlich nach Berufsqualifikation und Anerkennung gefragt. Erforderlich sind außerdem genaue Angaben zu Gehalt, Arbeitszeiten und Urlaubsanspruch.
• In manchen Fällen Zusatzdokumente wie Arbeitszeugnisse oder ergänzende Formblätter.

Fehlen Unterlagen, fordert die Bundesagentur sie nach. Bei einem Online-Antrag können Sie auch online nachreichen – das ist der schnellste Weg.

Wie lange dauert es und was kostet es?

Eine verbindliche Bearbeitungszeit gibt es nicht. Rechnen Sie im Regelfall mit mehreren Wochen. Es lohnt sich deshalb, den Antrag unmittelbar nach Vertragsunterzeichnung zu stellen. Als Faustregel gilt: mindestens sechs Wochen vor der geplanten Visumbeantragung.

Reichen Sie von Anfang an vollständige Unterlagen ein – Nachforderungen sind die häufigste Ursache für Verzögerungen.

Die Beantragung selbst ist kostenlos. Es fallen keine Gebühren an. Welche anderen Kosten bei internationalen Auszubildenden entstehen, zeigt unser Artikel Was kosten Azubis aus dem Ausland?

Vorgehen nach erteilter Vorabzustimmung

Sind die Voraussetzungen erfüllt, erhalten Sie – je nach Antragsweg – einen schriftlichen oder digitalen Bescheid. Diesen leiten Sie an Ihren künftigen Auszubildenden oder Ihre Fachkraft weiter, damit er bei der Visumbeantragung in der deutschen Auslandsvertretung vorgelegt werden kann. In der Regel genügt eine Kopie, da die Bundesagentur zusätzlich eine elektronische Fassung direkt an die Auslandsvertretung übermittelt.

Die Vorabzustimmung ist sechs Monate gültig. In diesem Zeitraum ist die Bundesagentur an ihre Entscheidung gebunden, und innerhalb dieser Frist muss das Visum beantragt werden. Dauert es länger, wird eine erneute Prüfung nötig.

Wenn Sie absehen können, dass die Wartezeit auf einen Botschaftstermin im Herkunftsland sehr lang ist, sollten Sie mit der Beantragung bewusst etwas warten – sonst verfällt die Zustimmung, bevor sie gebraucht wird.

Die Vorabzustimmung ist in der Regel beschränkt auf die konkrete berufliche Tätigkeit, den konkreten Betrieb und die genannte Geltungsdauer. Wechselt der Arbeitgeber oder ändert sich die Tätigkeit wesentlich, ist eine neue Prüfung erforderlich.

Praxisbeispiel: Vorabzustimmung für Auszubildende aus Indonesien

Im Oktober 2024 haben wir einen Kunden dabei unterstützt, Auszubildende aus Indonesien einzustellen – ein mittelständisches Industrieunternehmen der Papierherstellung in Baden-Württemberg.

Nach Bevollmächtigung durch den Kunden konnten wir den Antrag digital bei der Arbeitsagentur stellen. Benötigt wurde dafür im Wesentlichen der Ausbildungsvertrag. Die Vorabzustimmung lag bereits wenige Wochen später vor – deutlich schneller als bei einer direkten Visumbeantragung ohne dieses Verfahren.

Wie der gesamte Weg für Auszubildende aus Indonesien aussieht – vom Sprachzertifikat bis zur Botschaft in Jakarta –, beschreibt unser Leitfaden Auszubildende aus Indonesien.

Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden

Viele Arbeitgeber sind von der Bürokratie und den Begrifflichkeiten zunächst überfordert – entsprechend häufig werden unvollständige Anträge gestellt. Besonders oft fehlen Angaben zu den Arbeitsbedingungen: Lohn, Arbeitszeit, Tarifbindung. Jede Nachforderung verlängert das Verfahren um Wochen.

Machen Sie sich außerdem vorab bewusst, dass ausländische Arbeitskräfte nur zu vergleichbaren Konditionen beschäftigt werden dürfen wie inländische. Wer hier Spielraum sucht, wird ihn nicht finden – und sollte es auch nicht.

Einspruchsmöglichkeiten

Die Entscheidung der Bundesagentur für Arbeit ist im Visum- oder Aufenthaltstitelverfahren kein eigenständiger Verwaltungsakt. Sie ist eine interne Stellungnahme gegenüber der Auslandsvertretung oder Ausländerbehörde, die letztlich über die Erteilung entscheidet.

Ein Rechtsmittel kann deshalb nur gegen die Entscheidung der Auslandsvertretung oder Ausländerbehörde eingelegt werden – nicht unmittelbar gegen die Einschätzung der Bundesagentur. Das gilt auch für die Vorabzustimmung, da sie lediglich eine vorgezogene Prüfung im Verfahren darstellt.

Abgrenzung zum beschleunigten Fachkräfteverfahren

Dieser Artikel behandelt die reguläre Vorabzustimmung der Bundesagentur für Arbeit. Davon zu unterscheiden ist das beschleunigte Fachkräfteverfahren nach § 81a AufenthG: ein kostenpflichtiges, von der Ausländerbehörde koordiniertes Verfahren, in dem die Bundesagentur ebenfalls prüft – allerdings mit gesetzlich verkürzten Fristen. Ihre Zustimmung muss dort innerhalb einer Woche erfolgen, sofern keine Rückfragen entstehen.

Beide Verfahren verfolgen dasselbe Ziel, den Arbeitsmarktzugang zu erleichtern. Sie unterscheiden sich in Beantragung, Kosten und Bearbeitungsdauer.

Fazit: Wann sich die Vorabzustimmung lohnt

Fast immer. Das Verfahren ist kostenlos – Sie können also nichts verlieren. Im Gegenteil: Sie und Ihr künftiger Mitarbeiter erfahren bereits vor der aufwendigen Visumbeantragung, ob die Beschäftigung grundsätzlich zulässig ist.

Hinzu kommt ein spürbarer Zeitgewinn. Bei den meisten Auslandsvertretungen verkürzt sich das Visumverfahren deutlich, wenn eine gültige Vorabzustimmung vorliegt – die Rückfrage der Botschaft bei der Arbeitsagentur entfällt.

Nicht nötig ist ein gesonderter Antrag lediglich im beschleunigten Fachkräfteverfahren: Dort wird die Zustimmung behördenintern mit verkürzten Fristen eingeholt.

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Wie der gesamte Weg von der Auswahl bis zum ersten Arbeitstag aussieht, haben wir in unserem Leitfaden Auszubildende aus dem Ausland einstellen beschrieben. Welche Aufgaben dabei bei uns liegen und welche bei Ihnen, zeigt unser System.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Trotz sorgfältiger Recherche können sich gesetzliche Regelungen und Verwaltungspraxis ändern. Für eine verbindliche Einschätzung wenden Sie sich an eine Rechtsanwaltskanzlei oder die zuständigen Behörden.