Auszubildende aus dem Ausland einstellen: der vollständige Leitfaden

Mehr als die Hälfte aller Betriebe kann offene Stellen nicht mehr vollständig besetzen, und die Zahl der Erwerbstätigen schrumpft weiter. Immer mehr Unternehmen prüfen deshalb, Auszubildende aus dem Ausland einzustellen. Dieser Leitfaden zeigt, was rechtlich gilt, wie der Prozess abläuft und woran die Integration im Betrieb tatsächlich hängt.

Warum Auszubildende aus dem Ausland?

Viele Betriebe klagen über nachlassendes Interesse an klassischen Ausbildungsberufen – besonders in Handwerk, Industrie und Gastgewerbe. Viele Schulabgänger studieren lieber, als eine körperlich fordernde Ausbildung zu beginnen. Dazu kommen hartnäckige Vorurteile über Arbeitsbedingungen und Bezahlung.

Der entscheidende Faktor ist aber der demografische Wandel: In den kommenden Jahren scheiden sehr viele Erwerbstätige aus, während deutlich weniger junge Menschen nachrücken. Ausbildungsplätze bleiben unbesetzt – und einige Jahre später fehlen die Fachkräfte.

Im Ausland stellt sich die Lage anders dar. In weiten Teilen Asiens und Lateinamerikas wächst die Bevölkerung weiter, und viele junge Menschen suchen berufliche Perspektiven. Dort liegt ein Potenzial, das in Deutschland fehlt.

Hinzu kommen Effekte, die Betriebe oft unterschätzen: Internationale Auszubildende bringen neue Perspektiven ins Team, ihre Kolleginnen und Kollegen erwerben interkulturelle Kompetenz, und in exportierenden Unternehmen sind Sprachkenntnisse und Marktverständnis ein echter Vorteil.

Rechtliche Voraussetzungen

Entscheidend ist zunächst die Herkunftsregion – die Regeln unterscheiden sich erheblich.

Auszubildende aus dem EU-Ausland

Für Staatsangehörige der EU sowie der EFTA-Staaten – Liechtenstein, Schweiz, Norwegen und Island – ist die Einstellung unkompliziert. Sie können ohne zusätzliche Genehmigung eine Berufsausbildung in Deutschland absolvieren. Es genügt ein Ausbildungsvertrag; nach der Ankunft muss sich der Auszubildende innerhalb von zwei Wochen beim zuständigen Bürgeramt anmelden.

Allerdings ist es auch innerhalb Europas zunehmend schwierig geworden, motivierte Kandidaten für eine Ausbildung in Deutschland zu finden.

Auszubildende aus Drittstaaten

Außerhalb der EU sind die Anforderungen höher – dafür ist das Bewerberpotenzial deutlich größer. Diese Punkte sind zu beachten:

Ausbildungsvertrag

Vor der Visumbeantragung muss ein unterschriebener Ausbildungsvertrag vorliegen. Manche Auslandsvertretungen verlangen ihn im Original, häufig zusätzlich eine Bestätigung über die Eintragung des Ausbildungsverhältnisses durch die zuständige Kammer. Die genauen Anforderungen stehen auf der Website der jeweiligen deutschen Auslandsvertretung.

Empfehlenswert ist eine Klausel, wonach der Vertrag erst mit Erteilung des entsprechenden Aufenthaltstitels wirksam wird.

Sprachkenntnisse

Für Auszubildende aus Drittstaaten wird zum Zeitpunkt der Visumbeantragung in der Regel Deutsch auf Niveau B1 nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen verlangt. Das Zertifikat muss von einer anerkannten Stelle stammen – etwa Goethe-Institut, telc oder TestDaF-Institut. In Ausnahmefällen kann darauf verzichtet werden, wenn der Betrieb bescheinigt, dass die Kenntnisse ausreichen.

Aus der Praxis: B1 ist die untere Grenze. Für Berufsschule und Arbeitsalltag ist ein Niveau zwischen B2 und C1 deutlich belastbarer. Manche Auslandsvertretungen begrenzen zudem die Gültigkeit – in Indonesien etwa darf das Sprachzertifikat bei Antragstellung maximal zwölf Monate alt sein.

Schulabschluss

In der Regel ist ein gültiger ausländischer Schulabschluss vorzulegen. Auch hier können je nach Auslandsvertretung besondere Regelungen gelten.

Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit

Im Rahmen der Visumbeantragung wird die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit eingeholt. Hier gab es im März 2024 eine wesentliche Erleichterung: Für die betriebliche Berufsausbildung wird keine Vorrangprüfung mehr durchgeführt. Die Arbeitsagentur prüft also nicht mehr, ob für die Stelle inländische oder europäische Bewerber verfügbar wären.

Geprüft wird weiterhin, ob die Arbeitsbedingungen denen eines inländischen Auszubildenden entsprechen. Ein Auszubildender aus dem Ausland darf keinesfalls weniger verdienen oder schlechter gestellt sein.

Gesicherter Lebensunterhalt

Im Visumverfahren wird geprüft, ob der Lebensunterhalt gesichert ist. Der maßgebliche Betrag orientiert sich am BAföG-Höchstsatz und wird regelmäßig angepasst; aktuell liegt er bei 992 Euro pro Monat.

Liegt die Ausbildungsvergütung darunter, kann die Lücke über ein Sperrkonto oder eine Verpflichtungserklärung Dritter geschlossen werden. Stellt der Arbeitgeber kostenlose Unterkunft oder Verpflegung, verringert sich der anzusetzende Betrag entsprechend.

Die Entscheidung über das Visum trifft am Ende die zuständige Auslandsvertretung.

Ablauf der Rekrutierung

Kandidatensuche

Zunächst braucht es geeignete Kandidaten. Hilfreich sind Kontakte eigener Mitarbeiter, Kunden oder Lieferanten; größere Unternehmen nutzen ihre internationalen Niederlassungen. Alternativ übernimmt eine spezialisierte Agentur die Suche.

Prüfen Sie früh, ob die oben genannten Visumvoraussetzungen erfüllt werden können. Mindestens ebenso wichtig: Gleichen Sie die Erwartungen beider Seiten ab, bevor unterschrieben wird. Dazu gehören eine transparente Beschreibung der Tätigkeiten und Lerninhalte ebenso wie ein offenes Gespräch über den künftigen Arbeitsort und dessen Besonderheiten – gerade bei Standorten in ländlichen Regionen.

Sprachkurs im Herkunftsland

Idealerweise beginnt die sprachliche Vorbereitung im Heimatland. Der Auszubildende kann das selbst organisieren; besser ist es, wenn der Betrieb oder eine Agentur einen geeigneten Kurs auswählt und darauf achtet, dass ein anerkanntes Niveau erreichbar ist.

Wo möglich, sollte bereits berufsspezifischer Wortschatz vermittelt werden. Ebenso hilfreich ist eine kulturelle Vorbereitung, die Erwartungen an Pünktlichkeit, Verbindlichkeit und Arbeitsschutz konkret macht.

Visumbeantragung

Liegen die Voraussetzungen vor, kann das Visum beantragt werden. Beginnen Sie so früh wie möglich – die Wartezeiten auf Termine bei den Auslandsvertretungen sind teilweise erheblich.

Ankunft in Deutschland

Nach der Ankunft stehen mehrere Behördengänge an: Anmeldung bei der Ausländerbehörde innerhalb von zwei Wochen, Anmeldung beim Meldeamt, Steuer-Identifikationsnummer, Krankenversicherung. Dazu kommen Bankkonto, Mobilfunk- und Internetvertrag, je nach Unterbringung auch Energieverträge.

Begleiten Sie diese Schritte mit einem Mentor aus dem Betrieb. Mit anfangs begrenzten Sprachkenntnissen sind Formulare und Behördentermine eine echte Hürde.

Betriebliches Onboarding

Erarbeiten Sie schon vor dem ersten Arbeitstag ein Integrationskonzept: Wer ist in welcher Phase Mentor, an wen wendet sich der Auszubildende bei Fragen? Sensibilisieren Sie das Team im Umgang mit Sprachbarrieren. Gerade am Anfang lohnt es sich, ausführlicher zu erklären als gewohnt.

Während der Ausbildung

Vertiefende Sprachkurse

Berufsbezogene Sprachkurse sind auch während der Ausbildung sinnvoll. Das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge bietet entsprechende Kurse an; Auszubildende müssen dafür von der Arbeit freigestellt werden. Nutzen Sie diese Angebote – Sprachkompetenz ist der wichtigste Hebel für eine gelingende Integration und einen langfristigen Verbleib.

Nebentätigkeit

Die Aufenthaltserlaubnis zur Berufsausbildung erlaubt eine von der Ausbildung unabhängige Nebenbeschäftigung von bis zu 20 Stunden pro Woche. Neben Betrieb und Berufsschule ist das in der Praxis allerdings selten sinnvoll.

Wenn es schwierig wird

Suchen Sie zuerst das offene Gespräch mit dem Auszubildenden und seinem Mentor. Führt das nicht weiter, gibt es externe Unterstützung – etwa die Initiative VerA, bei der ein erfahrener externer Mentor zwischen Betrieb und Auszubildendem vermittelt. Bei Lern- oder Sprachschwierigkeiten helfen die Angebote der Agenturen für Arbeit.

Abbruch der Ausbildung

Wird die Ausbildung abgebrochen, ist der Arbeitgeber verpflichtet, dies innerhalb von vier Wochen der zuständigen Ausländerbehörde zu melden. Andernfalls drohen empfindliche Bußgelder.

Integration und Zukunftsperspektive

Damit ein Auszubildender langfristig im Betrieb bleibt, entscheidet weniger der Arbeitsplatz als das Leben drumherum. Machen Sie gerade am Anfang konkrete Angebote für Freizeit und Kontakte. Besonders wirksam ist es, wenn gleichaltrige Kollegen den Anschluss aktiv herstellen.

Ein einfacher, oft unterschätzter Hebel: Stellen Sie mehrere Auszubildende aus derselben Region gleichzeitig ein. Sie stützen sich gegenseitig – sprachlich, organisatorisch und persönlich. Die Abbruchwahrscheinlichkeit sinkt spürbar, der Betreuungsaufwand steigt kaum.

Was das speziell für Indonesien bedeutet – Sprache, Visum über die Botschaft in Jakarta, Kosten und Integration –, lesen Sie im Leitfaden Auszubildende aus Indonesien.

Fazit

Bei der Einstellung von Auszubildenden aus dem Ausland sind einige rechtliche Besonderheiten zu beachten, und für kleinere Betriebe wirkt der Prozess anfangs überfordernd. Der Aufwand konzentriert sich allerdings auf die Zeit vor dem Ausbildungsbeginn – danach unterscheidet sich der Alltag kaum von dem mit anderen Auszubildenden.

Der demografische Wandel wird die Gewinnung internationaler Nachwuchskräfte weiter in den Vordergrund rücken. Wer heute damit beginnt, hat in drei Jahren ausgebildete Fachkräfte – und einen Prozess, der dann bereits eingespielt ist.

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Wie Sie das Visumverfahren spürbar verkürzen, erklärt unser Artikel zur Vorabzustimmung der Bundesagentur für Arbeit. Welche Aufgaben bei einer Zusammenarbeit mit uns bei Ihnen bleiben, zeigt unser System. Wie wir dabei mit den Menschen umgehen, steht auf der Seite Verantwortung.

Mit welchen Kosten Sie rechnen müssen und woran Sie unseriöse Vermittler erkennen, zeigt unser Artikel Was kosten Azubis aus dem Ausland? Warum wir uns auf Indonesien spezialisiert haben, lesen Sie unter Warum Indonesien, und Antworten auf die häufigsten Fragen von Ausbildungsleitern finden Sie in unseren FAQ.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Gesetzliche Regelungen und Verwaltungspraxis ändern sich. Für eine verbindliche Einschätzung wenden Sie sich an eine Rechtsanwaltskanzlei oder die zuständigen Behörden.