Vorabzustimmung – alles was Sie wissen müssen

Sie sind Arbeitgeber und möchten einen Auszubildenden oder eine Fachkraft aus dem Ausland beschäftigen? Dann sind Sie sicher über den Begriff der Vorabzustimmung gestolpert. Alles, was Sie dazu wissen müssen, finden Sie in diesem Artikel erklärt.

Was ist eine Vorabzustimmung und wofür wird Sie benötigt?

Die Vorabzustimmung der Bundesagentur für Arbeit ist bei der Einstellung von Arbeitskräften aus sogenannten Drittstaaten (also außerhalb der EU und der Schweiz) wichtig. In diesem freiwilligen Verfahren prüft die Bundesagentur für Arbeit auf Antrag bereits vor der Visumsbeantragung, ob die Voraussetzungen für eine Beschäftigung in Deutschland erfüllt sind. Konkret ist dafür die ZAV, die Zentrale Auslands- und Fachvermittlung in Bonn zuständig. Bei Arbeitskräften aus der Europäischen Union hingegen entfällt dieses Verfahren.

Erfreulich ist, dass die Beantragung der Vorabzustimmung kostenlos ist. Es fallen hierfür also keine weiteren Gebühren an. Entsprechend beliebt ist die Vorabzustimmung bei deutschen Arbeitgebern, die prüfen möchten, ob die Beschäftigung einer ausländischen Fachkraft grundsätzlich möglich ist.

Voraussetzungen für die Vorabzustimmung

Damit eine Vorabzustimmung beantragt werden kann, müssen einige Voraussetzungen gegeben sein. Unter anderem:

• der künftige Mitarbeiter hat noch kein Visum bei der deutschen Botschaft im Heimatland beantragt
• der künftige Mitarbeiter hat noch keinen Aufenthaltstitel zur Erwerbstätigkeit bei der zuständigen Ausländerbehörde in Deutschland beantragt
• es muss bereits ein konkretes Stellenangebot für den Mitarbeiter vorliegen

Die Beantragung einer Vorabzustimmung stellt daher in der Regel den ersten bürokratischen Schritt nach der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages dar.

Was genau wird geprüft?

Die Arbeitsagentur prüft im Rahmen der Vorabzustimmung, ob eine Beschäftigung in Deutschland grundsätzlich möglich und zulässig ist. Dafür werden vor allem die Beschäftigungsbedingungen und in manchen Fällen eine sogenannte Vorrangprüfung durchgeführt. Ziel ist es, negative Auswirkungen auf den deutschen Arbeitsmarkt oder gar Wettbewerbsverzerrungen durch die Beschäftigung von ausländischen Arbeitnehmern zu verhindern.

1. Beschäftigungsbedingungen: Vereinfacht gesagt müssen die Arbeitsbedingungen ausländischer Arbeitskräfte mit denen von deutschen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern vergleichbar sein. Das gilt vor allem für Arbeitslohn und Arbeitszeit. Die Prüfung erfolgt auf Basis der Stellenbeschreibung. Es wird auch geprüft, ob bei der Beschäftigung ein gültiger Tarifvertrag greift. Gibt es keinen Tarifvertrag, wird geprüft, ob es für die konkrete Tätigkeit einen branchenüblichen oder ortsüblichen Lohn für vergleichbare Tätigkeiten gibt. Sollte auch hier kein Vergleich möglich sein, gilt im letzten Fall der gesetzliche Mindestlohn. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, entsprechend Auskunft über das Arbeitsentgelt, die Arbeitszeiten und sonstige Arbeitsbedingungen zu erteilen.
   
   Sind die Arbeitsbedingungen nicht mit denen deutscher Arbeitnehmer vergleichbar, falls beispielsweise ausländische Arbeitnehmer zu schlechteren Konditionen beschäftigt werden sollen, so darf die Bundesagentur für Arbeit der Beschäftigung nicht zustimmen.
   
2. Vorrangprüfung: In einigen wenigen Fällen prüft die Bundesagentur für Arbeit zunächst, ob für den konkreten Arbeitsplatz bevorzugt inländische oder ihnen gleichgestellte Bewerber zur Verfügung stehen. Hierzu zählen auch Bürger des Europäischen Wirtschaftsraumes und der Schweiz. Mittlerweile sind auch anerkannte Flüchtlinge oder generell Drittstaatsangehörige mit unbeschränktem Arbeitsmarktzugang bevorrechtigt.

Beantragung der Vorabzustimmung

Sie können die Vorabzustimmung entweder selbst stellen oder durch einen Dritten (beispielsweise Personalberater oder Experte für ausländische Fachkräfte) stellen lassen. In diesem Fall ist eine schriftliche Vollmacht notwendig.

Die Vorabzustimmung kann aktuell bei folgenden Beschäftigungsverhältnissen beantragt werden:

• Ausbildung
• Beschäftigung einer Fachkraft
• kurzzeitige kontingentierte Beschäftigung
• besondere Personengruppen wie Künstlerinnen und Künstler, Entsendung von Beschäftigten, die dem eigenen Unternehmen angehören, Entsendung im Rahmen von Werklieferungsverträgen (über 90 Tage), Entsendung bestimmter Staatsangehöriger nach Paragraf 26 Absatz 1 Beschäftigungsverordnung oder bei Beschäftigten aus den folgenden Staaten Albanien, Bosnien und Herzegowina, Kosovo, Nordmazedonien, Montenegro und Serbien

Die Vorabzustimmung kann entweder digital oder postalisch beantragt werden. Sollten Sie bereits ein Arbeitgeberprofil bei der Bundesagentur für Arbeit haben, kann diese bequem online beantragt werden. Zum Arbeitgeberportal.

Alternativ kann der Antrag auch postalisch gestellt werden. Hier ist zu beachten, dass es je nach Betriebssitz des Arbeitgebers verschiedene ZAV-Teams gibt, die für die Bearbeitung zuständig sind. Eine Übersicht finden Sie unter folgendem Link oder telefonisch unter der 0228 713 2000.

Welche Unterlagen werden benötigt?

Bei der Online-Beantragung werden Sie durch das Verfahren geführt.

1. In der Regel brauchen Sie zunächst die Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis. Hierbei müssen Sie umfassende Angaben zum Arbeitnehmer, zu sich als Arbeitgeber, sowie zum geplanten Arbeitsverhältnis machen. Bei Fachkräften wird insbesondere nach der vorhandenen Berufsqualifikation bzw. Berufsanerkennung gefragt. Sie müssen außerdem genaue Angaben zum Gehalt, den Arbeitszeiten und dem Urlaubsanspruch tätigen.
2. In manchen Fällen sind zusätzliche Dokumente wie Arbeitszeugnisse oder Zusatzblätter erforderlich. Diese erhalten Sie bei der Bundesagentur für Arbeit.

Sollten Sie Unterlagen vergessen haben, wird Sie die Arbeitsagentur auffordern, diese nachzureichen. Haben Sie den Antrag online gestellt, besteht die Möglichkeit, die Unterlagen ebenfalls online nachzureichen.

Wie lange dauert die Vorabzustimmung?

Leider gibt es keine genaue Zeitangabe für die Bearbeitungszeit. In der Regel können Sie von einigen Wochen ausgehen. Es lohnt sich deshalb, den Antrag möglichst frühzeitig nach Abschluss des Arbeitsvertrages zu stellen. Empfohlen wird, den Antrag mindestens 6 Wochen vor Beantragung des Visums bzw. des Aufenthaltstitels zu stellen. Auch sollten Sie darauf achten, dass Sie bereits im Antrag alle erforderlichen Unterlagen einreichen, da es sonst zu Verzögerungen kommt.

Wird die Vorabzustimmung im Rahmen des beschleunigten Fachkräfteverfahrens beantragt, profitieren Arbeitgeber von verkürzten Fristen. Hier muss die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit innerhalb von einer Woche erteilt werden, wenn keine Rückfragen

Wie viel kostet die Vorabzustimmung?

Wie bereits angesprochen, ist die Beantragung einer Vorabzustimmung zur Ausländerbeschäftigung kostenlos. Es fallen keine Gebühren an.

Vorgehen nach erteilter Vorabzustimmung

Wenn die Voraussetzungen der Vorabzustimmung erfüllt sind, erhalten Sie je nach Weg der Antragsstellung entweder einen schriftlichen oder digitalen Bescheid (die Vorabzustimmung). Diese Vorabzustimmung müssen Sie nun an die ausländische Fachkraft bzw. den Auszubildenden weiterleiten. Dieser kann dann die Fachkraft bei der Visumsbeantragung in der deutschen Botschaft vorlegen. In der Regel ist hierfür eine Kopie ausreichend, da die Bundesagentur für Arbeit zusätzlich eine elektronische Version direkt an die deutsche Auslandsvertretung übermittelt.

Die Vorabzustimmung besitzt eine Gültigkeit von 6 Monaten. Während dieses Zeitraums ist die Bundesagentur für Arbeit an die Entscheidung gebunden. In diesem Zeitraum muss das Visum oder der Aufenthaltstitel beantragt werden. Sollte die Beantragung länger als 6 Monate dauern, wird eine erneute Prüfung durch die Bundesagentur für Arbeit notwendig. Können Sie also bereits vorher absehen, dass die Wartezeiten im Heimatland für einen Botschaftstermin sehr lang sind, sollten Sie mit der Beantragung noch etwas warten.

Die Vorabzustimmung ist in der Regel hinsichtlich der beruflichen Tätigkeit, des Betriebes und der Geltungsdauer beschränkt. Das bedeutet einfach gesagt, dass

Praxisbeispiel: Vorabzustimmung für Azubis aus dem Ausland

Im Oktober letzten Jahres haben wir unseren Kunden dabei unterstützt, Auszubildende aus Indonesien einzustellen. Beim Kunden handelt es sich um ein mittelständisches Industrieunternehmen im Bereich der Papierherstellung in Baden Württemberg. Nach Bevollmächtigung durch unseren Kunden konnten wir den Antrag ganz einfach und bequem digital bei der Arbeitsagentur stellen. Hierzu benötigen wir lediglich den Ausbildungsvertrag, Der Antrag wurde am 22.10.24 gestellt, die Vorabzustimmung wurde am 22.10.2024 erteilt.

Häufige Fehler und wie Sie vermieden werden können

Viele Arbeitgeber sind zunächst von der Bürokratie und den Begrifflichkeiten überfordert. Oft werden entsprechend falsche oder unvollständige Anträge gestellt. Insbesondere wenn wichtige Informationen zu den Arbeitsbedingungen wie Lohn, Arbeitszeit oder Tarifvertrag fehlen, kommt es zu einer verlängerten Bearbeitungsdauer.

Grundsätzlich sollte sich im Vorhinein auch jeder Arbeitgeber darüber bewusst sein, dass ausländische Fachkräfte nur zu vergleichbaren Konditionen wie sonstige Arbeitnehmer beschäftigt werden können.

Einspruchsmöglichkeiten

Die Entscheidung der Bundesagentur für Arbeit im Rahmen eines Visums- oder Aufenthaltstitelverfahrens stellt keinen eigenständigen Verwaltungsakt dar. Sie dient lediglich als interne Stellungnahme gegenüber der zuständigen Auslandsvertretung oder Ausländerbehörde, die letztendlich über die Erteilung des Aufenthaltstitels entscheidet.

Daher kann ein Rechtsmittel nur gegen die Entscheidung der Auslandsvertretung oder Ausländerbehörde eingelegt werden – nicht direkt gegen die Einschätzung der Bundesagentur für Arbeit. Dies gilt auch für die Vorabzustimmung, da sie lediglich eine vorgezogene Prüfung im Verfahren darstellt.

Abgrenzung zum beschleunigten Fachkräfteverfahren

Der Artikel handelt von der Vorabzustimmung der Bundesagentur für Arbeit. Bei der Vorabzustimmung zum Visum im Rahmen des beschleunigten Fachkräfteverfahren nach § 81a AufenthG handelt es sich um ein kostenpflichtiges, durch die Ausländerbehörde koordiniertes Verfahren, bei dem die BA ebenfalls eine Vorabprüfung durchführt – allerdings mit verkürzten Fristen. Während die reguläre Vorabzustimmung in der Regel zwei Wochen dauert, erfolgt die Zustimmung im beschleunigten Verfahren innerhalb von einer Woche. Beide Verfahren haben das Ziel, den Arbeitsmarktzugang für ausländische Fachkräfte zu erleichtern, unterscheiden sich aber in ihrer Beantragung und Bearbeitungsdauer.

Fazit: wann macht die Vorabzustimmung für Arbeitgeber Sinn?

Grundsätzlich kann gesagt werden, dass die Beantragung einer Vorabzustimmung fast immer Sinn macht, wenn die Einstellung ausländischer Arbeitskräfte geplant ist. Das Verfahren ist kostenlos, weshalb Sie dadurch nichts verlieren können. Im Gegenteil, Sie und ihr künftiger Mitarbeiter erhalten bereits vor der aufwändigen Beantragung von dem Visum bei der deutschen Botschaft im Heimatland die Information, ob die Beschäftigung in Deutschland grundsätzlich zulässig ist.

Außerdem verkürzt sich das Visumsverfahren bei den meisten Botschaften deutlich, wenn bereits eine gültige Vorabzustimmung vorgelegt werden kann. Grund hierfür ist, dass die Kontaktaufnahme seitens der Botschaft mit der Arbeitsagentur in Deutschland entfällt.

Arbeitgeber sollten deshalb nach Möglichkeit immer eine Vorabzustimmung beantragen. Lediglich im Rahmen eines beschleunigten Fachkräfteverfahrens ist dies nicht nötig, da die Vorabzustimmung behördenintern mit verkürzten Bearbeitungsfristen eingeholt wird.

Unterstützung durch Experten

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Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Trotz sorgfältiger Recherche können sich gesetzliche Regelungen ändern. Für eine verbindliche rechtliche Einschätzung wenden Sie sich bitte an eine Rechtsanwaltskanzlei oder die zuständigen Behörden.