Das müssen Sie bei Azubis aus dem Ausland unbedingt beachten

Deutsche Unternehmen leiden unter dem Fachkräftemangel: bereits jede zweite Firma kann nicht mehr alle offenen Stellen besetzen. Als eine mögliche Lösung setzen bereits jetzt einige Firmen darauf, Azubis aus dem Ausland einzustellen. Dadurch können Unternehmen bereits heute die Fachkräfte von Morgen gewinnen und an sich binden. Im Ausland stehen hierfür tausende von gut ausgebildeten und hochmotivierten jungen Menschen zur Verfügung. Doch bei der Rekrutierung von Azubis aus dem Ausland sind einige Punkte zu beachten, auf die wir im Folgenden näher eingehen. Hinweis: Der Inhalt dieses Artikels gilt vor allem für Auszubildende aus Nicht-EU-Staaten (sogenannte Drittstaaten). Bei Auszubildenden aus EU-Staaten gelten einige Erleichterungen, so ist insbesondere kein Visum notwendig.

1. Verständnis der rechtlichen Rahmenbedingungen

1.1 Rahmenbedingungen für die Ausbildung

Bevor sich Unternehmen überhaupt dazu entscheiden, Auszubildende aus dem Ausland einzustellen, muss abgeklärt werden, ob dies rechtlich überhaupt möglich ist. Hierfür gibt es gewisse Voraussetzungen, die das Unternehmen erfüllen muss:

• Es muss sich um einen anerkannten und eingetragenen Ausbildungsbetrieb handeln.
• Die Ausbildung muss dual stattfinden.
• Der Auszubildende muss bereits vom ersten Tag an eine Vergütung erhalten. Für die meisten Länder liegt die Gehaltsschwelle für das erste Lehrjahr bei etwa 930€ brutto pro Monat. Azubis müssen also mindestens so viel verdienen. Sollte das Gehalt darunter liegen muss darüber nachgedacht werden, das Gehalt anzuheben oder alternativ eine Wohnung zu stellen oder die Verpflegung zu übernehmen.
• Die Azubis müssen mindestens zu gleichen Konditionen wie deutsche Auszubildende beschäftigt werden.

Sollten hierzu Unklarheiten bestehen, können sich Arbeitgeber an die lokale Arbeitsagentur oder die jeweilige deutsche Auslandsvertretung wenden.

1.2 Visabestimmungen für Azubis aus dem Ausland

Die Einreise zur Berufsausbildung ist nur mit einem gültigen Visum nach Paragraph § 16a des Aufenthaltsgesetz möglich. Um dieses Visum zu erhalten, sind gewisse Dinge zu beachten. Es empfiehlt sich, zunächst auf der Website der jeweiligen deutschen Botschaft zu recherchieren, welche Unterlagen und Dokumente benötigt werden. Die deutsche Botschaft in Indonesien fordert beispielsweise neben dem ausgefüllten Visumsantrag:

• Ein Motivationsschreiben und einen Lebenslauf des Kandidaten.
• Einen unterschriebenen Ausbildungsvertrag mit Bestätigung der Eintragung, beispielsweise durch die IHK.
• Eine Kopie des Ausbildungsplans.
• Ein offizielles B1-Sprachzertifikat, das zum Zeitpunkt der Visumsbeantragung maximal ein Jahr alt sein darf. Entscheidend ist ferner, dass alle vier Module (Lesen, Sprechen, Hören, Schreiben) bestanden wurden.
• Falls vorhanden bereits eine Vorabzustimmung der Bundesagentur für Arbeit.
• Spätestens bei der Abholung des Visums einen Nachweis über die Krankenversicherung ab Einreise

Der Teufel liegt hier jedoch im Detail. Oft kommt es beispielsweise vor, dass die Sprachzertifikate der Kandidaten nicht mehr gültig sind oder nicht alle Module bestanden sind. Auch beginnt beispielsweise der Krankenversicherungsschutz über die gesetzliche Krankenkasse erst mit Ausbildungsbeginn. Da die meisten Auszubildenden aber etwas früher nach Deutschland reisen, muss für diesen Zeitraum eine sogenannte Incoming-Versicherung abgeschlossen werden.

1.3 Terminbuchung bei der Botschaft

Wenn alle Unterlagen vorliegen und die Voraussetzungen für das Visum erfüllt sind, kann ein Termin bei der Botschaft gebucht werden. Doch Achtung, auch hier lauern einige Fallstricke. Beispielsweise sollte sich das Unternehmen bereits vorher informieren, wie lange die Wartezeit auf den Botschaftstermin und auf das Visum ungefähr sind. Hier gibt es nämlich teils drastische Unterschiede: aus unserer Erfahrung gibt es Botschaften, die innerhalb von zwei Wochen das komplette Visum ausstellen, in manchen Ländern muss man hingegen oft 8 Monate oder länger auf einen Termin warten. Dies ist entsprechend für die Planung zu berücksichtigen, damit die Azubis aus dem Ausland rechtzeitig in Deutschland sein können. Es lohnt sich deshalb, sich vorher bei einem kundigen Partner über die voraussichtliche Dauer zu informieren.

Tipp: Mit dem neuen Fachkräfteeinwanderungsgesetz wurde die Möglichkeit geschaffen, das sogenannte beschleunigte Fachkräfteverfahren zu beantragen. Dieses Verfahren wird vom künftigen Arbeitgeber bei der lokalen Ausländerbehörde angestoßen und bietet den großen Vorteil, dass die Botschaften im Herkunftsland verpflichtet sind, innerhalb von drei Wochen einen Termin zu erteilen und auch innerhalb von drei Wochen über den Antrag zu entscheiden. Dieses Verfahren ist jedoch kostenpflichtig (411 Euro), auch kann es hier oft zu Wartezeiten bei der Ausländerbehörde kommen, weshalb es nicht immer sinnvoll ist. Es bietet sich aber insbesondere bei solchen Ländern an, die bekannterweise lange Wartezeiten für Visa-Termine haben.

2. Suche nach Azubis aus dem Ausland

2.1 Anforderungsprofil und Zielländer

Im ersten Schritt sollten sich Unternehmen überlegen, welche Anforderungen konkret an die Auszubildenden gestellt werden. Hierzu bietet es sich an, einen Fragenkatalog zu erstellen, den man gemeinsam mit den Kollegen wie beispielsweise den Fachausbildern zusammen erstellt.
Mögliche Punkte hierfür sind:

• Welche Anforderungen sollten die Azubis aus dem Ausland erfüllen?
• Sollten die Kandidaten eine gewisse Erfahrung mitbringen?
• Gibt es Anforderungen an die Körpergröße? Gibt es gewisse körperliche Voraussetzungen für die Ausbildung?
• Gibt es eine Altersgrenze bei den Kandidaten?
• Werden Anforderungen an die Schulnoten gestellt?
• Welches Deutschniveau wird gefordert? Sind Englischkenntnisse wichtig?
• Auf welche Charaktereigenschaften legen wir wert?
• Gibt es beispielsweise durch Mitarbeiter, Kunden oder Lieferanten bereits Beziehungen in ein bestimmtes Land? Können diese genutzt werden?
• Gibt es bereits Mitarbeiter aus dem jeweiligen Land, die die Azubis aus dem Ausland bei Ihrer Eingewöhnung unterstützen können?

Diese Fragen sollten in Ruhe beantwortet werden, um sich zunächst eine Rekrutierungsstrategie zu überlegen. Insbesondere sollten die Anforderungen an das Deutschniveau realistisch ausfallen: ein gutes B1-Level ist für den Beginn der Ausbildung meist ausreichend, im Laufe der Ausbildung verbessern die Auszubildenden ihre Sprachkenntnisse oft sehr schnell.

2.2 Wie finde ich Azubis aus dem Ausland?

Es gibt verschiedene Möglichkeit, im Ausland an entsprechende Kandidaten zu kommen. Zum einen besteht die Möglichkeit, über landestypische Jobportale die Ausbildungsplätze zu inserieren (hierbei ist auf eine entsprechende Übersetzung und Erklärung des Konzepts einer Ausbildung zu achten), zum anderen können lokale Kooperationspartner wie Sprachschulen oder auch die deutschen Außenhandelskammern genutzt werden. Falls bereits Beziehungen ins Ausland bestehen, sollten diese auf jeden Fall für die Suche genutzt werden. Natürlich kann auch eine Personalvermittlungsagentur wie Acaluna mit der Suche beauftragt werden.

2.3 Prüfung der Unterlagen

Sind geeignete Kandidaten gefunden, sollten im ersten Schritt die Unterlagen angefordert und analysiert werden. Hilfreich sind hier neben den klassischen Unterlagen wie einem Lebenslauf und einem Motivationsschreiben auch Nachweise über die Sprachkenntnisse wie beispielsweise ein Goethe-Zertifikat. Auch sollte sich das Unternehmen von der bisherigen Schulausbildung und den Noten der Kandidaten überzeugen. Bei Zweifeln an der Echtheit von Dokumenten oder der Einschätzung eines Bildungsabschlusses sollten landeskundige Partner zu Rate gezogen werden. Wenn Kandidaten die formalen Kriterien erfüllen, sollten im nächsten Schritt Online-Bewerbungsgespräche organisiert werden.

2.4 Online-Bewerbungsgespräche

Für das Kennenlernen bietet es sich an, Gespräche über Videotelefonie durchzuführen. In diesen Gesprächen sollten sich der potentielle Auszubildende und das Unternehmen gegenseitig kennenlernen. Es ist sinnvoll, wenn spätestens in diesem Schritt der Ausbilder involviert wird. Entscheidend ist es hierbei vor allem, die gegenseitigen Erwartungen abzugleichen. So sollte kurz auf den Beruf (ist der Bewerber mit dem Berufsbild vertraut und warum möchte er genau diesen Beruf erlernen?), die Firma (kennt der Kandidat das Unternehmen und hat sich bereits darüber informiert) sowie das Gehalt (das Ausbildungsgehalt klingt umgerechnet zunächst in Landeswährung nach sehr viel, in Deutschland sieht das jedoch anders aus) eingegangen werden.

Damit Sie sich vorstellen können, wie Kandidaten mit einem B1-Niveau in etwa sprechen sehen Sie hier das Bewerbungsvideo eines unserer Kandidaten aus Indonesien.

2.5 Abschluss des Ausbildungsvertrages

Nach erfolgreicher Bewerbung muss ein entsprechender Ausbildungsvertrag erstellt, unterzeichnet und ggf. auch in physischer Form ins Herkunftsland versendet werden. Hierbei ist zu beachten eine Klausel hinzuzufügen, wonach der Vertrag nur bei Erteilung einer entsprechenden Aufenthaltsgenehmigung in Deutschland wirksam wird.

3. Kulturelle Unterschiede und Integration

Neben den formalen und rechtlichen Voraussetzungen muss bei der Einstellung von Azubis aus dem Ausland der kulturelle Aspekt betrachtet werden. Aufgrund von sprachlichen und kulturellen Unterschieden ist die Eingewöhnung für junge Menschen aus dem Ausland oft schwierig. Gerade die gute Integration und Förderung der neuen Mitarbeiter ist jedoch entscheidend für den Erfolg und die langfristige Zufriedenheit der Auszubildenden. Personalverantwortliche spielen dabei eine Schlüsselrolle bei der Gestaltung dieses Integrationsprozesses.

3.1 Kulturelle Vorbereitung

Bereits vor Abreise sollte der Kandidat im Heimatland kulturell auf das Leben in Deutschland vorbereitet werden. Hierzu gibt es mittlerweile viele Ressourcen auf Youtube oder im Internet. Auch decken viele Sprachschulen bereits im Rahmen des Deutschkurses eine kulturelle Vorbereitung ab. Hilfreich ist es jedoch, wenn sich nicht nur der Kandidat auf das Leben in Deutschland vorbereitet, sondern wenn sich auch das ausbildende Unternehmen mit den jeweiligen kulturellen Besonderheiten des Landes vertraut macht. Dies zeigt von Interesse und Toleranz und erleichtert das Ankommen allgemeinhin. Ferner werden Missverständnisse aufgrund kulturelles Unterschiede reduziert.

3.2 Stellung eines persönlichen Mentors

Die Zuweisung eines Mentors aus den Reihen der erfahrenen Mitarbeiter an jeden ausländischen Azubi ist eine bewährte Methode, um die Integration zu fördern. Der Mentor dient als erster Ansprechpartner für alle beruflichen und persönlichen Fragen. Er hilft nicht nur bei der Einarbeitung in die Arbeitsabläufe, sondern unterstützt auch bei der sozialen Integration im Unternehmen und darüber hinaus. Dafür ist es hilfreich, wenn die Auszubildenden kurze Erreichbarkeitswege haben, also beispielsweise durch eine Handynummer oder eine stets „offene Tür“.

Beispiel: Ein großes deutsches Automobilunternehmen hat ein Mentorenprogramm eingeführt, bei dem jedem internationalen Azubi ein Mentor zur Seite gestellt wird, der nicht nur in der gleichen Abteilung arbeitet, sondern auch Interesse an interkulturellem Austausch zeigt. Diese Mentoren werden speziell geschult, um ihre Auszubildenden bestmöglich zu unterstützen, wodurch die Azubis schneller im Unternehmen Fuß fassen und sich zugehörig fühlen.

3.3 Weiterführende Sprachkurse

Sprachbarrieren sind eine der größten Herausforderungen bei der Integration von Azubis aus dem Ausland, insbesondere in Gegenden mit starkem Dialekt. Daher ist eine intensive sprachliche Vorbereitung bereits im Heimatland unerlässlich. Aber auch in Deutschland können Unternehmen durch die Bereitstellung von zusätzlichen Sprachkursen – sei es in Form von internen Angeboten oder durch die Zusammenarbeit mit externen Sprachschulen – eine entscheidende Hilfestellung leisten. Diese Kurse sollten idealerweise begleitend während der ersten Monate angeboten werden, um eine kontinuierliche Verbesserung der Sprachkenntnisse zu gewährleisten.

Beispiel: Ein mittelständisches Unternehmen im Bereich Maschinenbau hat in Kooperation mit einer lokalen Sprachschule ein Programm entwickelt, das speziell auf die Bedürfnisse seiner internationalen Azubis zugeschnitten ist. Dabei werden nicht nur allgemeine Sprachkenntnisse vermittelt, sondern auch fachspezifisches Vokabular. Zusätzlich gibt es regelmäßige „Sprachtandems“ mit deutschen Azubis, um den praktischen Sprachgebrauch zu fördern und gleichzeitig den interkulturellen Austausch zu verstärken.

3.4 Betriebliches Onboarding für Azubis aus dem Ausland

Ein umfassendes Onboarding-Programm, das speziell auf die Bedürfnisse von internationalen Azubis zugeschnitten ist, kann den Einstieg erheblich erleichtern. Neben der Einführung in die täglichen Arbeitsabläufe sollten diese Programme auch Module enthalten, die den Azubis helfen, sich in ihrem neuen sozialen und kulturellen Umfeld zurechtzufinden. Hierbei helfen beispielsweise gemeinsame Kennenlernveranstaltungen oder Teamevents.

Beispiel: Ein Unternehmen aus der Energiebranche hat ein Onboarding-Programm entwickelt, das neben fachlichen Schulungen auch Exkursionen zu kulturell bedeutsamen Orten und gemeinsame soziale Aktivitäten umfasst. Ziel ist es, den internationalen Azubis einen breiteren Einblick in die deutsche Kultur zu geben und gleichzeitig den Teamgeist zu stärken.

Durch die Kombination dieser Maßnahmen können Personalverantwortliche eine Umgebung schaffen, die nicht nur die fachliche, sondern auch die soziale und kulturelle Integration von Auszubildenden aus dem Ausland fördert. Dies trägt nicht nur

3.5 Offene und kontinuierliche Kommunikation

Eine offene Kommunikationskultur im Unternehmen erleichtert ausländischen Azubis, sich einzubringen und Fragen oder Bedenken anzusprechen. Regelmäßige Meetings oder Feedback-Sessions, bei denen Azubis ihre Erfahrungen teilen und Unterstützung erhalten können, sind hierfür essentiell. Entscheidend ist insbesondere den Azubis aus dem Ausland die Angst vor Fehlern zu nehmen. Bei Problemen sollten sie wissen, dass es jederzeit einen Ansprechpartner im Unternehmen gibt.

Beispiel: Ein Softwareunternehmen hat wöchentliche Check-in-Meetings eingeführt, bei denen Auszubildende aus dem Ausland zusammen mit ihren Mentoren und Ausbildungsverantwortlichen zusammenkommen. In diesen Sitzungen haben die Azubis die Möglichkeit, von ihren Fortschritten zu berichten, Herausforderungen zu diskutieren und Feedback zu ihren Leistungen erhalten. Dies fördert nicht nur die sprachliche Entwicklung, sondern stärkt auch das Gefühl der Zugehörigkeit und Wertschätzung im Unternehmen.

4. Zusammenarbeit mit Partnern bei der Rekrutierung

Die Rekrutierung von Auszubildenden aus dem Ausland ist ein komplexer Prozess, der umfassende Kenntnisse über rechtliche Bestimmungen, interkulturelle Kompetenz und nicht zuletzt ein hohes Maß an organisatorischem Geschick erfordert. Angesichts dieser Herausforderungen kann die Zusammenarbeit mit einer spezialisierten Rekrutierungsagentur viel Zeit und Geld sparen.
Bei der Auswahl eines Partners sind jedoch einige Punkte zu beachten:

• Es sollte sich um eine Agentur mit Firmensitz in Deutschland handeln. Idealerweise erhält jedes Unternehmen einen persönlichen Ansprechpartner, der ihm bei Fragen oder Problemen zur Seite steht.
• Es sollten sich genau angeschaut werden, welche Leistungen die Agentur, insbesondere im Rahmen der Nachbetreung übernimmt.
• Es sollte geprüft werden, welche Referenzen vorhanden sind. Ist die Agentur bereits für namhafte Unternehmen tätig geworden?
• Es sollte explizit nach den Bedingungen für die Kandidaten gefragt werden, da einige Agenturen teils horrende Beträge von den Auszubildenden verlangen oder diesen monatliche Beträge vom Lohn in Rechnung stellen. Hierbei sollte auf Agenturen geachtet werden, die nach ethisch fairen Standards vermitteln.
• Zuletzt ist auch wichtig, ob die Agentur Unternehmen eine Erfolgsgarantie anbietet oder ob im schlimmsten Fall das Unternehmen das volle Risiko trägt.

5. Fazit: Azubis aus dem Ausland – das müssen Sie beachten

In Zeiten des Fachkräftemangels und der globalisierten Arbeitswelt von heute ist die Einstellung von Auszubildenden aus dem Ausland eine hervorragende Gelegenheit für deutsche Unternehmen, qualifizierte und motivierte junge Menschen als künftige Fachkräfte für ihr Unternehmen zu gewinnen. Jedoch umfasst der Prozess eine Vielzahl von Herausforderungen – von den rechtlichen Rahmenbedingungen über kulturelle Unterschiede bis hin zum betrieblichen Onboarding. Die erfolgreiche Integration ausländischer Azubis erfordert sorgfältige Planung, umfassende Vorbereitung und eine fortlaufende Betreuung.

Gerade für Firmen die noch keine Erfahrung mit der Einstellung von Azubis aus dem Ausland haben, empfiehlt es sich, zunächst mit einem verlässlichen Partner zusammenzuarbeiten. Dieser Partner hilft bei der Bewältigung aller administrativen, rechtlichen und kulturellen Herausforderungen und kann den Prozess für alle Beteiligten deutlich vereinfachen.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie unsere Acaluna Ihr Unternehmen bei der Einstellung und Integration von internationalen Auszubildenden unterstützen kann? Kontaktieren Sie uns noch heute, um eine kostenlose Erstberatung zu vereinbaren. Wir freuen uns darauf, Sie und Ihr Unternehmen kennenzulernen und gemeinsam die Weichen für eine erfolgreiche internationale Zusammenarbeit zu stellen.